GTD（時間＆タスク管理）するにも、最初の一歩がわからない。
そんなあなたに、無料ツールでまず第一歩。
今回は、部屋の中を片づけながら、本を処分するタスクを作ってみました。
下記の説明では、すでにTrello用Chromeアドオンが入っています。
無料です。
- Projects for Trello - Chrome ウェブストア
- Trello Birds-eye - Chrome ウェブストア
- Original Card Counter for Trello - Chrome ウェブストア
↓こういうツールです。
Trello チェックリスト toggl - Google 検索
GTDの大前提。
GTDの語句
すること＝タスク
なぜいちいちタスクと読み替えなきゃいけないの？
- 掃除する。
- 掃除したい。
- 掃除どうする？
掃除一つ取っても『言い方』っていろいろありますよね。
この『ぶれ』が『実行力』をそぐんです。
だから『掃除のタスク』と『言い方を一本化』する。
盲導犬への命令が英語なのと同じ理由。
- お座り
- 座れ
- 座って
とか違う言葉で言われると犬が困るから
- シットダウンッ！
人間側が、『命令の言葉』を『一本化する』。
かっこいいから英語、ではなく
『他の言い方がない言語』だから英語を使う、わけです。
GTDでは『すること＝タスク』。
大丈夫ですね！
複数のタスク＝プロジェクト
下記はそれぞれがタスク。
- 本を収納する。
- 作りを動かす。
- 掃除機をかける。
- 掃除をする ← プロジェクト
- 床のものを棚に収納する。 ← タスク
- 服を洗濯加護にいれる。 ← タスク
- はたきをかける。 ← タスク
- 掃除機をかける。 ← タスク
- 窓を拭く。 ← タスク
これを見ただけで、『なぜ掃除ができなかったのか！』と気付くあなたはエライ！
こんなにタスクがいっぱいあるのに
プロジェクトで考えてたら、
いつまでたってもタスクは完了しないんですね。
そして↓『掃除をする』という『プロジェクト』だと
- 掃除をする ← プロジェクト
- 床のものを棚に収納する。 ← タスク
- 服を洗濯加護にいれる。 ← タスク
- はたきをかける。 ← タスク
- 掃除機をかける。 ← タスク
- 窓を拭く。 ← タスク
↑『床のものを収納』～『窓を拭く』まで終わらないと『掃除する』が終わらないんですね。
ちょっとちらかってると、一時間ぐらいかかりませんか？
『一時間かかる』と思うと、『時間を空けられない』と思いません？
これって、一気にすればそりゃいいですけど
途中でやめてもいいですよね？
- 掃除をする ← プロジェクト
- 床のものを棚に収納する。 ← 月曜日
- 服を洗濯加護にいれる。 ← 火曜日
- はたきをかける。 ← 水曜日
- 掃除機をかける。 ← 木曜日
- 窓を拭く。 ← 金曜日
こうしたら、一つ五分ぐらいで終わりませんか？
つまりは、２５分ぐらいでできるんです。
でも、『掃除をする』でいっきにすると、疲れるのと飽きるとで
だらだらやってしまって一時間かかるんですね。
- 掃除をする ← プロジェクト
- 床のものを棚に収納する。 ← フェーズ
- 本を本棚に入れる ← タスク
- 洗濯物を引き出しに入れる ← タスク
- 文房具をデスクに収納する ← タスク
- 雑貨を整える。 ← タスク
- 植木鉢に挨拶する。 ← タスク
- 服を洗濯加護にいれる。 ← タスク
- はたきをかける。 ← タスク
- 掃除機をかける。 ← タスク
- 窓を拭く。 ← タスク
- 床のものを棚に収納する。 ← フェーズ
『収納する』でもこれだけ別れますよね？
- プロジェクト
- フェーズ
- タスク
- フェーズ
プロジェクトとタスクのあいだは、あなたが決めたら良いです。
- 『プロジェクト』は大きな入れ物。
- 『タスク』は１アクションでできること。
というのを理解していただけたでしょうか？
この『区分け』がないと、GTDを始めるのは難しいんです。
これを前提にしてTrelloの使い方です。
Trelloを使うタイミング。
Trelloの前に、ちょっとしたメモをします。
Trelloを使うためにメモするのではなく
たんに、ボーッとしたときに現状をメモします。
私は、パソコンを前に１０秒ボーとすると、
脳疲労で『パソコン作業』は無理、として
こういう『アウトプット』に走ります。
『アウトプット』は疲れててもできる、のは、小説家だからですかね？
アウトプットは『あるもの』を出すだけなので、私に取っては一番簡単な作業です。
上の四行だけなら、テキストエディタで終えて
そのまま実行したんですが、
書き出したらどんどんどんどんしたいことが出てきたので
Trelloに清書しました。
『すぐできること』はいちいちTrelloに書かなくていいです。
時間の無駄です。
ただ、こんなふうに『どんどん出てくる』とか
『したいこと（プロジェクト）』が二つ以上ある場合は
todoリストに入れた方がいいです。
今回はそのtodoリストとしてTrelloを使っています。
Trelloの使い方。
Trelloで『生活』というボードを作成します。
名前はあなたがわかりやすければなんでもいいです。
↓『リストのタイトルを入力』とあるので、今回は『したいこと』と入れました。
『したいこと』をあまり深く考えずに一つを１カードに書いていきます。
無料ですし、削除できますので、ガンガン書いてください。
カードをダブルクリックすると、詳細ウインドウが出ます。
詳細ウインドウ。
↑書かなくてもいいですが、タイトルだけではわからないときは、
説明を入れましょう。
チェックリストを作ります。
↑名前、変えなくても良いです。
↓今回は、リストを入れてから、注意書きのために、リストタイトルを変更しました。
↑本棚から床に本を置く。
これって『屈伸（スクワット）』になります。
これを考えずに『軽く、掃除しよう』とか思うから
思いの外、重労働になるんですね。
チェックリストはコピーできます。
次のカードも、別の棚の本の処分なので、チェックリストをコピーします。
一行１タスクです。
『床を拭いて本を出す』とかしないように。
別に、チェックリストは、『するたびにチェックする』必要はありません。
騙されたと思って、１動作１行で書いていきましょう。
ラベルをつける。
ラベルはつけなくてもいいですが、つけた方が便利な場合もあります。
↑ラベルをクリックして、『名前』を入れると
↓ラベルにテキストが表示されます。
今回は、
- 赤 １
- 橙 ２
- 黄 ３
- 青 手順を出す
と名付けました。
ここで『青』に『考える』と、最初は書いていましたが
『考えたい』のではなくて『手順を出すために考える』のだから
『手順を出す』と書くわけです。
ここの『言葉の置きかた』で進行方向が変わります。
ナニカを探しているときは『探す』のではなく『見つける』のです。
目的は『探すこと』ではなく『見つけること』だからです。
- 目的
- 手順
これを理解しましょう。
目的を達成するために手順が必要なのですが
手順が目的ではないのです。
お金がほしいときに
仕事しないと給料貰えないから
『仕事をする』と書くと
『仕事をする』ことが目的になります。
『収入がほしい』『収入を増やしたい』と書かないといけないんです。
数字は、手順です。
 | 不要書籍の処分は 『空き箱を玄関に設置』が完了しないと、できないですよね。 だから、
←これだと、赤いのからやっていけばいいわけです。 |
これで、赤いのと青いのが『今すぐできるタスク』ということになります。
これはスクリーンショットで色がつぶれていますが
実際に見ると、すごく分かりやすいです。
もちろん、赤、橙、黄、じゃなく、赤、青、緑で設定しても大丈夫。
あなたの使いやすいようにやりましょう。
Trelloのカードを実行したらどうする？
ボードにこんなふうに書きます。
左から
- したいこと
- 開始したこと
- つまってること
- 完了したこと
- 後回し
開始したら、↓『開始したこと』にカードをドロップします。
完了したら、完了にドロップ。
こうして、『手順ごとにタスクを移動させる』のがこのTrelloの十八番で
このタスク管理は
世界に冠たる我が日本の世界企業『トヨタのカンバン方式』として
世界にしられているものです。
ですので
実行ごとにカードを移動しやすいように、カードを作ることが重要です。
そのため、『細かい手順』のほうが良いわけです。
タスク管理で躓かないために。
タスク管理を初心者がすると
面白がって『したいこと』をたくさん列挙します。
こんなに『したいことがあるんだ！』ということで嬉しくなるんですね。
でも、その大半はできません。
時間の成約があるからです。
ですので、そこで初めて『したいことの取捨選択』が必要になるわけです。
タスク管理をしていなければ、『思い付いたことから実行』していましたよね？
でも、タスク管理として『したいことを書き出した』から、
重要度を見極められるようになったわけです。
ここで、TodoistやRememberTheMilkのような
『ルーチン管理』ができるtodoリストツールにタスクを全部入れてしまうと
『実行できないタスクがあふれる』という地獄に見舞われます。
『実行したい』からタスク管理を始めたのに
『できないタスク』が積み上がっていくのです。
積ん読の高さが上がっていくのと似た、絶望感にさいなまれますｗ
ですので是非、Trelloでは『後回し』というボードをおいてください。
逆に言うと『後回し』でリストを作ってから、
『絶対にしたいこと』だけを、『したいこと』に移動させるのです。
相対的に『実際に実行すること』と『後回し』だと、後回しのほうが多くなるので
後回しにリストを作った方がラクです。
『したいこと』が全部なくなったら、
次にしたいことを『後回し』から持ってくるのです。
『したいこと』『次にしたいこと』というのを作っておくのも
気休めになります。
『これが終わったらアレをするんだ！』と言うのが
モチベーション維持につながるのなら、そうしましょう。
これをしていくことでもう一つ、あなたが得るものがあります。
「私は、ナニがモチベーションなのだろうか？」ということです。
『しなくていいけどしたいこと』をするために
『しなくちゃいけないこと』を片づけるほうが良いのか？
『しなくていいけどしたいこと』を先にした方が
『しなくちゃいけないこと』がしやすいか？
一つ達成したらご褒美を出すとモチベーションが上がるのか。
そのさい、
- ダイエットを気にしているのなら『食べ物』はやめましょう。
- 金欠だと思っているのなら『お金のかかること』はやめましょう。
タスク管理を始めると
けっこうな頻度で『達成』していきます。
そのたびに、あとで苦しくなることをご褒美にするのはよくないです。
- コレを達成したら１０分猫と遊んでいい。
- コレを達成したら、この本を１０頁読んでいい。
- 達成を６こしたら、ゲームを一時間していい。
- 『後回し』にしたことをやっていい
というご褒美を出すと、
物凄い速さでいろいろなものが片づいていきます。
- 散歩をしたら、１５分転がってていいｗ
私は、この時に、読書をするクセをつけました。
１５分だけだと、一冊読み切らないので
早く読みたいから、散歩にいくようになるのですｗ
逆にですね
『風邪を引いたときぐらいはゲームしていい』とすると
ゲームをしたいから風邪を引いてしまいます。
本当ですよ。
『体調が悪いときは休んでいい』とすると
ずっと体調が悪くなるんです。
ですので
『体調が悪いときは座ってできる雑事を死ぬほどこなす』
とすると、
したくないから健康になりますｗ
体調が悪くてもできることってあるじゃないですか。
後回しにしていた読書とか。
私は、漫画を書いていたとき
体調が悪くなると、寝っころがって点描とかカケアミをしていました。
ツケペンだと難しいですが、ピグマとかだと簡単です。
そうやって『体調が悪いとき』に作業を割り当てると
健康なときにはそれをしなくなります。
『パソコン作業』一つとっても
- 座ってないとできないこと。
- 立っていてもできること。
- 寝ていてもできること。
ってありますよね？
集中してすることは座ってないとできないです。
私は、立っては小説書いたり、
フォトショや３Ｄ作業はできないですね。
でも、それほど集中しなくてよくて
キーボードやマウスの位置を合わせられるなら、
立っててもできる作業ってあります。
サイトの軽いメンテナンスとか。
寝ていてできること。
- 小説を書く。
- 小説の誤字なおしをする。
- 小説を読みかえす。
- ネットの『後で読む』を読みかえす。
こういうことを先に割り振ると
パソコンの前に『座って』る時は、
寝てできることはしないんですね。
今は小説を書くのは座ってしますが
年間３３冊出していたときは、寝て書いてました。
なぜなら
『座っている体力』が必要ないからですｗ
立ってると体力使うのわかりますよね？
座っていても、寝てるより体力使いますよね？
ただ、小説を書きたかったから
その『座っている体力』もなくして
全部、小説に集中したかったんです。
頭を宙に浮かせてるってのが、
凄い体力とバランスが必要なんですよ。
六キロぐらいあるものを首一本で支えてるんですから。
その頭を枕においてしまうと、
指先以外、制動しなくていいんですよね。
今があの頃なら、転がって音声入力してますね。
逆に、ずっと散歩しながら音声入力してたかも！
だったら、健康になってたよなぁっ！ｗ
GTDをやる目的。
GTDは別に、『することがある人』なら誰がやっても効率が上がります。
私が特にこれをする理由は
- 思考
- 実行
を別にしたいからです。
今回、この記事を書いているのも
『パソコン作業をするのに疲れた』からであって
疲れてなければ、作業をずっとしてるんです。
作業をするのに疲れたから、
↓こういうのをメモして
これなら、Trelloでやったほうが早いな、
と思い
Trelloで生活系ってこないだ削除して、まっさらだから
これは、ブログでハウツー記事にできるな
と思って
手順ごとにスクリーンショットを取りながらやって
今、記事にしています。
わかりますかね。
↑ここにメモしただけだと『メモ』なんです。
こんなメモ、パソコンの波に埋もれますよねｗ
Trelloに↓こう書くと、これは『実行手順』であり
『将来への約束』になるんです。
これはTrelloじゃなくても、他のtodoリストツールでも一緒です。
棚にいっぱいフィギアを並べていても
大事なフィギアはガラスケースに入れたりしますよね。
ガラスケースに入れたから
『それが特別』だと、認識できますよね。
『メモ』も一緒なのです。
山ほどあるメモの中にあると、
- 実行メモ
- アイデアメモ
- 買物メモ
- テレビメモ
この、どれかわからないんです。
テレビメモなんて、放置してもいいですが
実行メモはやらないといけませんよね？
実行メモをテレビメモと一緒においておいたら
後で困りますよね？
だから、『実行メモ』だけよけますよね？
つまりは、『大事なものをガラスケースに入れる』わけです。
- フィギィアをガラスケースに入れる。（プロジェクト）
- 棚にガラスケースを置くスペースを空ける。（タスク）
- ガラスケースを買ってくる。（タスク）
- フィギアをケースに入れる。（タスク）
- ケースを棚に置く。（タスク）
この手順が必要ですね？
これがタスクです。
これを普通にやると
- ガラスケースを買う。
- 棚を空けないといけない。
- 邪魔臭くて放置。
- ケースが床にずっと放置。
- フィギアも放置。
とかになっちゃいますね。
- ガラスケースを買う。
これしか考えてないからですね。
『手順を考えずに実行』すると、
こんな不手際がおこる可能性があるわけです。
でもそれを『手順』として『書き出す』と
- ガラスケースを買いたい。
- どこに置く？
- 棚を空けないといけない！
- ここに置く。
- ここを片づける。
- 『片づけ』の『プロジェクト』が発生！
- フィギアを何体か箱に詰める必要があるかも？
- 棚の場所を開けた。
- ガラスケース買った。
- ケースを棚に置いた。
- フィギアを入れた。
これで片づくわけですね。
『メモを書く』という『一手間』をとることで
『冷静になる』んです。
だから『実行メモ』の場合は
- それをするとどうなる？
- それをするために必要なことは？
これをセットで考えてください。
時間を必ず計測する。
- 棚にガラスケースを置くスペースを空ける。（20分）
- ガラスケースを買ってくる。（３時間）
- フィギアをケースに入れる。（５分）
- ケースを棚に置く。（２分）
一度↑こういう時間をメモしておくと、
次からはその時間で動けます。
↓これも
- 掃除をする ← プロジェクト
- 床のものを棚に収納する。 ← 月曜日
- 服を洗濯加護にいれる。 ← 火曜日
- はたきをかける。 ← 水曜日
- 掃除機をかける。 ← 木曜日
- 窓を拭く。 ← 金曜日
『掃除をする』という大雑把な『言い方』だと
一時間ぐらいを想定していませんか？
- 掃除をする ← プロジェクト ２６分
- 床のものを棚に収納する。 ← ５分
- 服を洗濯加護にいれる。 ← ２分
- はたきをかける。 ← ３分
- 掃除機をかける。 ← １２分
- 窓を拭く。 ← ４分
『なんとなく一時間ぐらい掃除する』とおもっていたのが
半時間でできるなら、どうですか？
３０分ぐらいあきますよね？
それに、冒頭にも書いたように
１タスクを隙間時間でしていけば、五分二分は空けられますよね？
『まとめてする必要がないもの』はわけてすることで
いくらでも時間を有効に使えるんです。
『長くかかる』という思い込みを打破する。
『したくないこと』は『長くかかる』と思いがちです。
なぜなら、『したくないこと』だから
実行したとしてもだらだらやってて、
実際に時間がかかっているからです。
これを『時間を測る』前提で始めたらどうでしょうか？
ぱっぱっとやりますよね？
- 時間測ってるんだから、読んでる場合じゃない！
って思えますよね？
『つまらないこと』は『自分との競争』にすると、
なんでもやりがいがでます。
『過去の自分に勝つ』んです。
考えられるときに全部考える。
今↑これだけ『タスクを出した』ので
今度は『実行だけ』すればいいわけです。
『考えながら実行する』から遅くなるんです。
自分の部屋を掃除するのは時間がかかっても
他人の部屋だとすぐできませんか？
その部屋に対して思い入れが無いから
『実行だけで切る』ので、そうなるのです。
自分の部屋だと
- これ、いるかな、いらないかな？
- もうちょっとつかおうかな？
- この本、ここにあったんだ！（読む）
とかになりますよね？
『あなたの掃除が遅い』のではないのです。
掃除中に、掃除以外のことをしているから遅いのです。
そして『掃除以外のことをしている時間』を『掃除時間』に含めるから
全体的に遅く感じて
『長くかかるから、この隙間時間ではできない』と後回しにして
どんどん部屋が荒れて、心があれていくんです。
todoリストに感想を書く人はいない。
↓このTrelloに『疲れた』って書かないですよね？
今日、あいつがつまんないこといいやがって！
って書かないですよね？
『実行することだけ書く』のがTrello（todoリスト）です。
だから、『ナニカしたいとき』はここを見れば良いのです。
そして、この『todoリスト』が消えない限り
『何もすることがない』ことはないわけです。
まとめ
タスク管理を、気持ちよく、無料で始めてみましょう！
これも『技術』の一つですので、レベルアップがあります。
レベルアップするたびに、『今使っているツール』が『使いにくく』なったり
前は『不要だと思った機能』がつか安くなったりします。
『使いにくくなったとき』は、すかさず他のツールを見つけてください。
他の使い方を考えてください。
あなたは成長しています。
成長しているあなたの『一生を一つのツールでカバーする』なんてことは
絶対にできません。
- 子供のうちは、子供用ピアノ。
- 大きくなったら普通のピアノ。
- 本格的にしたいなら高いピアノ。
- プロになるならグランドピアノ。
レベルアップしたら、道具を買い換えますよね？
それと一緒で、ツールも、変える必要があります。
そのなかで、このTrelloは、初心者からトヨタのような大企業まで
使いやすいツールの一つです。
- GTDの大前提。
- Trelloを使うタイミング。
- Trelloの使い方。
- ラベルをつける。
- Trelloのカードを実行したらどうする？
- タスク管理で躓かないために。
- GTDをやる目的。
- 時間を必ず計測する。
- 『長くかかる』という思い込みを打破する。
- 考えられるときに全部考える。
- todoリストに感想を書く人はいない。
今のあなたが、スムーズに何もかもが進んでいるのでしたら
新しいことに挑戦しないでください。
でも、今、
- ナニカ詰まってる。
- 打開策がほしい。
- 手がまわらない。
- どうにかしたい！
というストレスがあるなら、
タスク管理を始めてください。
『したいことを書き出す』だけでも
かなり頭がスッッッッッ！ とします。
【GTD】Trelloで生活改善【初心者向け】
でした。
エンジョイ! ＆ サンキュー♪
【この記事を書いた日 2018/10/27 10:36 】
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