グーグルドキュメントのファイルの管理をどうしていますか？
フォルダにわけていますか？
googleドキュメントのフォルダを、私は一切使っていません。
なぜなら、面倒だから。
googleドキュメントでフォルダを使わない理由。
googleドキュメントのファイルをフォルダにいれても
- 『一覧』から消えない。
- 不要ファイルが延々と一覧に鎮座してる。
- どのフォルダに入れていいのか迷う。
- 迷う時間が無駄。
- 複数属性のファイルはどのフォルダに入れるのか？
- フォルダの数が無限に増えていく。
『ファイルをフォルダにドロップする』という『手間をかけた』のに
なんか、効率が良くなってないんですよね。
『手間をかけるのがもったいない』と思うのです。
作業ファイルに必要なこと。
- 『使うファイル』だけが見えていること。
- 『使わないファイル』が見えないこと。
私は、この二つが重要なんです。
両方同じ意味ですが、微妙に違う。
『使うファイル』には『使うかもしれないファイル』も含まれているので
『実働するファイル』というわけではないのです。
より重要なのは『使わないファイルが見えない』ということ。
- 恒久的に使わないファイル。
- 過去ログ
- バックアップ
- 完了したファイル
- 『今』必要がないファイル。
- 『今の作業』には必要ではないけど、他の作業では必要なファイル。
- PhotoshopCCを使っているのに、テキストファイルはいらないです。
- Mayaのファイルを探しているなら、他のファイルは要らないのです。
今からDaz Studio4で作業しようとしているのに
買い物メモが並んでるとイラッとします。
『今、作業するのに不要なファイル』ってけっこう多いです。
グーグルドライブでは、それらをフォルダに入れても、
一覧には表示され続ける。
なら、フォルダに入れてもしかたがない。
そういう理由で、フォルダはけっこう初期から使っていませんでした。
それで使いだしたのが『検索』です。
ファイルに接頭辞をつけて分類する。
日記ブログの記事なら、
タイトルに『日記』と入れる。
『投稿』したらgoogleドキュメントはバックアップになるので
『完了』とつける。
↓ 接頭辞のついているファイル。
- 接頭辞
- 完了
- 日記
- Create3D
- ダズベンダ
- 【Daz Studio4】
- ハウツー
こういう接頭辞をつけて、『検索』でファイルを一覧する。
- after:2019-11-03
- ２０１９年１１月三日より後に作られたファイル。
- -title:完了
- タイトルに『完了』が入っていないファイル。
この『検索構文』をブラウザのブックマークに保管。
- 調査完了
- after:2019-11-03 title:調査完了
- 検索語句説明。
- ２０１９年１１月三日より後に作られたファイル。
- タイトルに『調査完了』が入っているファイル。
- 用途
- 以前に調査して、『答えが出ている』『参考ファイル』。
- Daz Studio4
- type:document create3d title:daz studio4 -title:完了
- 検索語句説明。
- googleドキュメントファイル
- 『Daz Studio4』はスプレッドシートでも使っているために、googleドキュメントファイルだけ抽出する。
- 記事の中に『Create3D』が入っている。
- 『Create3D』のブログに使うための記事。
- タイトルに『Daz Studio4』が入っている。
- 『Daz Studio4』というアプリの試行錯誤。
- アイテム確認。
- 機能の試行錯誤。
- 『完了』がついていない。
- 『Daz Studio4』というアプリの試行錯誤。
- googleドキュメントファイル
- 用途
- Daz Studio4の機能の試行錯誤をしていて、まだ続きを書く記事。
- 試行錯誤
- after:2019-11-03 -title:完了 title:試行錯誤
- 検索語句説明。
- ２０１９年１１月三日より後に作られたファイル。
- 『試行錯誤』している記事。
- 完了していない。
- 用途
- 着手してるけど、結果を出していない。
- 確認して『完了』にしていく。
タイトルに接頭辞を入れるだけで、
検索でこんな一覧が簡単に作れる。
しかも『検索で出す』ので、フォルダわけは無関係。
接頭辞をつける短所長所。
『接頭辞』と書いてますが、別に『接尾辞』でもなんでもいいんです。
「『タイトルの中』に入っているキーワードを検索する」のですから。
本文は、いろんなことを書くので、
本文を検索に含めると、検索結果が面倒臭いことになるのです。
『買い物メモ』とか「『買い物』で検索する」と、
本文まで検索されるのて、『日記ブログ投稿用ファイル』の
『買い物にいった』とかのワードを拾ってくるのです。
googleドキュメントで『買い物』を『一覧でみたいとき』というのは
『買い物するために調査したファイル』だけ出したい！
そういうファイルはタイトルに『買い物』入れておいて、
『title:買い物』で検索すると、『買い物メモ』だけが出てくる。
物欲のなさよ……ｗｗ
- タイトルに接頭辞をつける短所。
- 代表的な接頭辞を考えないといけない。
- 『タイトル』を『考えてつける』必要がある。
- 『検索構文』を作る大前提がある。
- 検索構文を作るのが面倒。
- タイトルに接頭辞をつける長所。
- フォルダにドロップ、とかしなくていい。
- タイトルにキーワードを書き足すだけ。
- 『不要ファイル』を一覧から除去できる。
- 検索構文は、一度つくればブクマできる。
- 最初の検索構文の作成に時間をかけても『生涯コスパ』はプラスになる。
- なれれば簡単に作れる。
- 『あとで見て分かるタイトル』をつける癖がつく。
- 言葉の感受性が上がる。
- 接頭辞のついていないファイルは『どうでもいい』という目安になる。
- 自動でバックアップされるようなファイルは接頭辞がついていないので、検索で出す以外は出てこないように自動でできる。
- タイトル文字数は結構長い。
- キーワードを後ろに追加していくだけでもいい。
- 一覧で分かりやすいように『接頭辞』にしてるだけ。
- 検索で出すだけなら、タイトルの後ろにつけていい。
- 複数のワードを書ける。
- フォルダだと、一つのフォルダにしか入れられない。
- 一つの属性しかつけられない。
- フォルダだと、一つのフォルダにしか入れられない。
- 複数ワード検索ができる。
- フォルダの中で検索するなら、最初から検索だけで出せばいい。
そもそもが『後でみて分からないファイル名をつける』というのが
そもそも、そもそも、不合理ｗ
だから『後からみて分かるファイル名をつける』癖をまずつける。
特に、googleドキュメントは、
ファイルの一行目を自動的にファイルタイトルにしてくれるので
最初の一行に『検索ワード』でも入れておけばいい。
後でファイル名を変えることも簡単。
ファイル名を変更しても、URLは変わらないからデッドリンクになることもない。
『フォルダに入れる』という『不合理』。
『フォルダに入れる』という時点で
『メインカテゴリ』を『一つだけ』決めなければならない。
じゃあ、
『日記ブログ』や『Create3Dブログ』の記事が
『完了』したときの『メインカテゴリ』ってなに？
- 書いてる記事
- 書き終わった記事
- 投稿した記事
三つのフォルダを作る？
『書いてる記事』の中でのブログの見分けはどうする？
ちなみに、私が恒常的に投稿しているブログは下記です。
- ポジティブにタスク管理 | ネガティブに考えてポジティブに実行する。創作自営業で青色申告。アラフィフの横着日記。更年期も楽したい！
- DAZ3DでCreate3D-3d。CG制作作業日記
- 小説の書き方－プロ作家が答えます | 小説家になりたい人の、初歩的質問が多いです。
多いときは、記事の下書きを一日で２０個ぐらい書きます。
そんな状態で『フォルダで管理』って『どうしたらいいの？』って感じです。
タイトルにブログ名を書けばいい。
それなら、フォルダで管理する必要ないよね？
記事の進行状況をフォルダで管理するのには便利だよ。
だから、『完了』ってタイトルに入れて、検索すればいいよね？
『ブログ名をタイトルに書く』という『手間をとる』なら
『完了』とかも『タイトルに書く』ことで、
フォルダ不要になるやん？
『フォルダに入れる手間をとる』のに
『タイトルにもキーワードを入れる』って
二度手間だよね？
- フォルダだけで管理する。
- 検索だけで一覧を出す。
どっちかにしないと二度手間。
フォルダ管理してるのに検索で一覧を出す。
これって不合理でしょ？
そういう理論のもと、私は『フォルダ』という
『機能そのもの』を『使わない』という決断をした。
『あるから』って使えばいいものではない。
googleドキュメントに『フォルダ』という『機能』があるからといって
『必ず使う必要』なんてものはないのです。
私はこれをEvernoteで実感した。
Evernoteはフォルダが二階層だけなので非常に使いにくい。
私はパソコンの中でも
『不要なものを下層のフォルダに入れていく』癖がついているので
『フォルダ階層に制限がある』というのが非常にいらつく。
エバノーはフォルダを『ノートブック』って表現してる。
この『ノートブックの使い方』は本当に試行錯誤してた。
そしてタグも『私が作ったタグ』は数字で管理してたけど
『共有』タグがやたらめったら増える。
共有相手は、
Gmailの受信箱に８０００もメールがたまって平気な人なので
タグ管理してとかいっても無駄。
【Gmail】メールがたくさん来て困る。【 自 動 削 除 などで楽になろう！】 | ポジティブにタスク管理
だから、タグも『自分の想定通りには管理できない』。
つまりは、ノートブックもタグも、使い勝手が悪い、という状態。
- ノートブックが面倒！
- ノートブックを極力使わないようにする。
- タグで整理整頓する。
- タグが共有のため、整理整頓が物理的にできない。
- タグを極力使わないようにする。
- 検索で一覧を出す！
- 本文まで検索して不要ファイルが多い！
- ファイル名だけ検索する！
- ファイル名にキーワードを入れて検索構文で出す！
こう、流れ着いたわけです。
ファイル名にキーワードを入れたものだけ一覧されるので
共有相手のファイルタイトルにキーワードが入っていれば
それは『有用なファイル』なので
『共有している意味がある』わけです。
共有相手は『調査魔』なので、タグ問題を差し引けば
共有ファイルが見られることは純粋に嬉しい。
その人にタグ管理してとかいう負担をかけないためには
『私がタグを使わない』ことが一番。
だからノートブックは大きくこんな感じで分けてました。
- 思考メモ
- 思いついたことを書き留める。
- プロジェクト
- 作業を起草する
- 日記
- 『他人が作ったファイル』
- ネットから（クリップとか）
- バックアップで取り込んだ。
- 参考記事。
- 『共有ファイル』
そして、接頭辞で管理。
Evernoteが遅くて使えなくなったときに
googleドキュメントに引越し。
その時からgoogleドキュメントでは
『接頭辞の管理』を始めたので混乱無し！
googleドライブ自体は以前から使っていたので
検索で、その日以前のファイルを不可視にする『after:2019-11-03』。
これで、『Evernoteから引っ越した後のファイル』だけが並ぶ。
- フォルダにドロップする手間がなく
- フォルダわけしていないから、
- フォルダを作ることもなく
- 延々並ぶフォルダ一覧の中から
- 目当てのファイルをどこにいれたかな？ と考える必要もない。
まとめ
手間はとにかく少なくする。
機械ができることは機械にやってもらう。
『ファイルを探す』なんてことは
『機械（検索）』に任せることで
私は手を抜く。
Enjoy!
【この記事を書いた日 2021/12/05 8:13 】
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