Gmailの受信トレイに 『 今 必要 』 なメールだけを表示させる方法。
知らない人からメールでオファーって、本当にあるから！
フリーランスの死活問題です！
ふとしたことで友人から、Gmailの受信トレイの画像を貰った。↓
受信トレイなんて↓こういう状態じゃないと、必要な情報とれなくない？（主観）
受信トレイに８０００ってどういうことなのっ！
なんでこんな受信トレイで、あんな凄い情報まとめてるのあなたはっ！
必要なメールを再確認しよう。
ベルメゾン、店舗の新着情報、必ず全部見てるの？
見てない。あとでまとめて削除する。
自動で削除しましょう♪
ぴあはたまに必要な情報があるから削除できない。
↑色ついてるところが全部無くなったら楽になるよー？
- 緑は、中を確認することあるかなーーーー？（多分無い）
- 青は、多分確認しない。
- 黄色は、たまに有用な情報があるから見ないと心配。
この大量の『重要以外』のメールを
- 削除せずに
- 分類して
- 見たいときだけ見られるようにする
と楽だよね？
とりあえず、最近のGmailって、ソーシャルだなんだって分けられてて
ぴあのメールがあちこち行くから、『すべてのメール』で見る。
とその友人は言ってた。
別の友人は、あれが便利らしい。
ソーシャルだなんだで、振り分けられてて便利♪
好き嫌いが別れる機能だ。
私はあの、ソーシャルだらなんだら、要らないので、昔の形式に戻してる。
Gmailを昔の方式に戻す方法。
↓こういう形。
Gmailの受信トレイを設定する方法。 | ポジティブにGTD
↓この受信トレイから、色のついたのを外すのはGmail標準機能の『フィルタ』でできる。
この大量のメールにフィルタを設定するのが、最初は面倒だと思う。
けど、一度設定したら、そのあと、何年でも同じ設定で使えるし
なれたら一件三秒ぐらいのものなので、ここで覚えちゃおう！
一度私はこれを設定してしまったので、ここ一年ほど、
その『一件三秒』のメール処理すら５件もしてない。
今、↑この受信トレイで我慢できるのは
『綺麗な受信トレイを 知 ら な い 』 から。
部屋が子供の頃から散らかってたら
『整理整頓された状態』を知らないから
それがどれだけ住みやすいから知らないよね？
冷蔵庫や押し入れが子供の頃から詰め込み型なら
整理整頓したらどれだけ楽になるか、わからないよね？
そういう状態。
その友人は頭の回転早い人なので、これでいいかもしんないけど
これがなくなったらもっと早くなるかもしれないやんっ！（握り拳）
メールのストレスって『今、いらないメールに時間をとられること』ですよね。
それを、これで回避できます。
特に、連絡待ちをしてる時に来る、どうでもいいDM。
そんなものに意識を割かなくて済むようになります♪
まず 『未読 ８０００』なんてことにならない方法。
急ぎじゃないメールは『新着』にしなければいいですね！
【Gmail】新着メールを新着表示させない方法。 | ポジティブにGTD
↑これをすると、↓この色付きメールが全部受信箱から消えます。
『すべてのメール』にすれば見れますので、安心安心！
- 普段いかないお店の新着情報、でもひまな時にチェックしたい！
- 既読にしないまま、『アーガイブ（保管」』して受信トレイから即座に退ける。
- 『暇なときに見る』タグをつける。（多分、ずっとチェックしないｗ）
- 『暇なときに見る』タグで一気に削除できる。
- ぴあのメールで、好きなチケットだけ受信トレイに表示させる。
- 好きなアーティストなどの『キーワード』以外のメールを『アーガイブ』または『削除』する。
- 不要な『お勧め』メール。
- 『メールアドレス ＋ オススメ 』などで『削除』する。
- キーワードだけで『削除』はしない。友人からのメールも『オススメ』が入ってると削除されるから。
- 必ず『メールアドレス と キーワード』などで削除指定などをする。
メールアドレスの分、いくつもフィルタを作ることになりますが、
多分無制限なので大丈夫。
私のフィルタの一画面。
処理が同じメアドはまとめて指定することもできますが、
一つ一つした時にまとめるのが面倒なので、こうしてます。
フィルタの重ねつけはこんな感じ。
ラベルをつけて、重要マークをつける。
解析ツールからのメール
- 受信トレイに表示させない。
- 既読にする。
- ラベルをつける。
必要な時に自発的に見る。
↓こういうの、本当に要らない。
多分、リアルで活動し始めると、外すかもしれないけど
知り合いの可能性無いですから！
削除してもゴミ箱に３０日は残ってるので安心！
フィルタを設定している最初の一か月は
サイトを確認するかもしれませんが
その前に削除してないメールがたくさんあるのに、これを確認することはまずないです。
こんなふうに、
一端フィルタをつけてしまうと、そのあと二度と、手動で操作しなくてよくなります。
本当にらくなので、是非やってほしい。
『迷惑メール』は極力避ける。
自分からメアドを登録したメールは『迷惑メール』処理はしないで上げてください。
あなたが登録したのですから。
ただ、あとになって不要になって、いちいち削除しに行くのも面倒って場合は
この方法で『目に触れない』ようにすると良いです。
サイトまで『メアド削除』しに行くより１０倍早いです。
簡単にメアドを外せるサイトもありますが
なんか、どうやってもメアドを削除できないサイトが多いです。
本当に。（イラッ）
ループまわされたりね、削除するページがなくなってたりね。
相手に依存せず、こちらで『削除』してしまえば良いです。
メアドの解除が簡単にできるメルマガは
解除した方が速いですが
『簡単に解除できないメルマガ』にあたると、
イライラするし、結果的にフィルタ処理をしないといけないので
『解除しに行く』ことをせずに、最初からフィルタで処理します。
Gmailのゴミ箱は、３０日で自動削除です。
だから『空にする』をしなくても、削除されるので、
パソコンのゴミ箱のように、定期的に捨てる必要はありません。
そして、一度ゴミ箱に入れても、
３０日以内でしたら受信トレイに戻すことができます。
受信トレイには、 『 今すぐ読むメール 』 だけが来る。
この状態に一度してしまうと、それがどれだけ快適かわかります。
何回か見て、『このメールいらない』と思ったときだけ、『削除』指定すれば
二度とそれは目に入りません。
一度これを全部に設定してしまうと、
一回につき、数秒の話です。
その数秒で、『そのあとチェックして削除』、する必要が無くなります。
↓こういう状態になります。
スター付きと処理待ちは、必要な時だけ開けばいいわけです。
一気に全部フィルタ処理をすると疲れると思います。
だから、よく来るメールをまず処理する。
そのメールが『よくこなくなった』利便性に気付くと思います。
手動削除しなくて良くなったわけですから、すぐわかると思います。
この方法で一番大事なのは
『初めての人』からのメールは新着表示される
ということです。
初仕事のメールがまず目立つようにする。
仕事のメールなどではそれが一番大事ですよね。
冒頭にも書きましたがこれ大事！
この方法でフィルタ処理をすると、これは、確実に確保できます。
以前にその人が、迷惑メールを送っていない限りｗ
一度来たことがある、
仕事と友人以外のメールは全部『既読』になるように設定すると
仕事と友人のメールだけが『新着』扱いされます。
ここに『初めての人』も『新着』扱いされて、
『読み逃し』が絶対にありません。
『仕事用のメアド』を完全に分けてしまうのが一番ですが
仕事用と、私用と、両方チェックするのはとても面倒です。
そして、私用に仕事用のメールを受信させるとか
それが逆でも、やはり混乱するのです。
迷惑メールを含めると『大事なメールの方が少ない』ので
『不要なメールに時間を割く』ことになりますが
これは『手間をかけてごみを捨てる』のと同じ理屈です。
ごみを捨てるのが面倒だからって
ごみ屋敷に、普通は住まないでしょ？
『メールのごみ屋敷』も、『メールを出して来る知人』が居なければ
それでいいですが
仕事するとなると、それではダメなんです。
『後で読む』は絶対読まない。
『後で読む』って、ブクマでもメールでも、いれちゃうでしょ？
でも、『読んだ確率』って、どれぐらいですか？
99.99999999％読まないですよね？
これが心底理解できれば、
『後で読む』は『削除』する、という決定ができます。
最初に削除するのがいやなら
『後で読む』を『年度のタグ』にしてしまうといいです。
『後で読む』なんて言う『曖昧なタグ』ではなく
『２０２１年』という『年度のタグ』にしてしまうのです。
『後で読むかも』というのを『２０２１年』に入れていきます。
さぁ、２０２３年になりました。
『２０２１年』に入れたメールをどれだけ読んだでしょう？
そして、読んでいないメールを今後読みますか？
- 『後で読む』を『２０２１』をつけて一年間保管。
- ２０２２年に『２０２２』タグを新規作成。
- ２０２３年になったら『２０２１』の中身を削除。
- 『２０２１』のタグ名を『２０２３』に変更する。
これで、『今年と去年』の二つだけ『後で読む』タグが並びます。
削除するのがいやな人は、『表示する』のチェックを外してしまえば
年度別タグは『もっと見る』をしないと見えない場所に移動します。
家の片づけとかでも同じように『使っていないもの』を箱につめていくと
『ごみパック』ができあがります。
『後で読む』には『友人とか仕事』のメールは入れないんですよ？
『友人とか仕事』の返信などの
『作業が必要』なメールは『処理系』タグをつけます。
『処理系』メール。
友人のメールは『後で読む』のだとしても『後で読む』に入れるのではないのです。
- 『読むだけ』メール。
- 『処理する』メール。
これをまずわけます。
そこから、おのおの、下記にわけます。
- すぐ処理する。
- 後で処理する。
つまりはこういう分類になります。
- すぐ処理する。
- あとで処理する。
- すぐ読む。
- 後で読む。
これをちょっと細かくしたのが、三分割。
処理するメールも、三段階にわけます。
- 今日処理する。
- 寝る前までに空っぽにする。
- 仕事の連絡など。
- 自動引き落とし以外の出金確認。
- アマゾンの買い物記録など。
- 変なものを間違ってかっていないか？
- クレカが盗用されていないか？
- 数日中に処理する。
- 締め切りがあるものはスヌーズをかける。
- 友人の連絡など。
- 入金確認。
- リインストールしなきゃならないアプリの通知とか。
- あとで処理する。
- 報告を読むだけ系。
- 自動引き落とし通知とか。
- 報告を読むだけ系。
この『数日中に処理する』も、けっこう『しない』ことがあります。
『今使っていないアプリのリインストールしなきゃならないバージョンアップ』通知とか。
一応『数日中』に入れるんですが…………
こういうばあい、二週間ほど放置して
それでもまだそこにいるなら『困らないから処理しない』。
つまりは『後で処理する』で良いことなので、
『後で処理する』にごそっと移動させます。
『後で処理する』も殆ど見ないですね。
『後で処理する』を見ないのだから
それより重要度が下がる『後で読む』なんて、まず見ないです。
以前の私は、この『あとで読む』を重要度別にタグをつけていたんですが
『重要なあとで読む』も読まないんですよ。
そして、何も困らないんです。
じゃあ『後で読む』は『一つでいい』ってことでしょ？
まぁ『無料メールで教えてもらえること』なんて、
たかがしれてるんですよ。
積極的に検索して情報を見付ける癖がついているのに
メルマガの情報なんて、読まないってことですね。
特に『サイトに誘導する系』のメルマガは面倒臭いので
全部フィルタで削除してます。
だって、『検索して出てこないサイトの情報』って
メールで教えてもらったって読まないですよね。
一時期、メルマガにはまってたので
やたら大量のメルマガが届くようになって
『全部読まなきゃ！』って焦ったんですが
読んだって人生変わらないんですよ。
『実行する気力』がないときは何しても無駄。
だらだらゲームしてるときに、自己啓発系のメルマガ読んだってしないでしょ？
あ！ そうだ、あれ改善しなきゃ！
って時は、
検索するでしょ？
つまりは『必要な情報』は『取りに行く』んですよ。
だから『待ってて来る情報』って、『ごみ』なんです。
ポストに入っているもの、確率で言うと、
『不要なDM』が一番多いでしょ？
でも、新聞や手紙を受け取らなきゃいけないから
郵便受けを外すことはできないでしょ？
勝手に不要なものを入れられたのに
『私の時間と手間』を使って『ごみに出す』必要があるんですよね。
いらないからって
『自宅の郵便受け』に
DMのチラシを残しておくことなんてしないでしょ？
有用な手紙があるかないか、
必ず見るのですから。チラシに埋もれてたら大変！
メールでも一緒なんですよ。
『一部の有用なメール』のために
『たくさんの不要メール』を受け取ってしまうんです。
その『不要メール』をフィルタで操作して
『必要なメールだけ残しましょう』というのが
この記事の趣旨です。
メアドを変えて、似たようなDMを送ってくる英語メール。
本当にウザイ！！
セックス系の迷惑メールは
自動削除してくれるようになったみたいですけど
あれだけは、Gmailは、迷惑メール認定してくれなくて
いまだに、受信箱に届くんですよね。
ただ、そういうのも、『次のが来る』と邪魔臭いので
全部、この記事の方法で『自動削除フィルタ』をかけてます。
ごみを廃棄するための手間は、
ごみ屋敷にならないためには仕方ない。
せめて、最低限の方法でごみは捨てていきましょう。
まとめ。
Gmailはフィルタを活用して、不要メールを削除する。
一度利益を感じると、フィルタを作ることの方が捗ることに気付くでしょう。
十数メールの中から必要なメールを探し出す数秒のロスも無くなります。
時短で、通常業務に費やす時間を短くする努力も大事ですが
不要なことをしている時間を 『発生させない』 ことが最前です。
『探す時間』って本当に無駄です
- 小説を書いている人なら、１０秒で何文字掛けますか？
- 不要メールの処理に何秒使っていますか？
そういうことです。
金持ちの一秒も、私の一秒も同じ一秒♪
大切に、有意義に使いましょう♪
エンジョイ! ＆ サンキュー♪
【この記事を書いた日 2016/03/14 13:29 】
【この記事を転記した日 2018/12/27 11:26 】
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【Gmail】新着メールを新着表示させない方法。 | ポジティブにGTD
↑これをすると、↓この色付きメールが全部受信箱から消えます。
『すべてのメール』にすれば見れますので、安心安心！
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